Im Kern der Leistungen von Workstatt Smart Office steht die Analyse der Auslastung Deiner Arbeitsflächen. Dies bietet mehrere Vorteile: Nicht nur kannst Du so genau erfassen, welche Möbel und Bereiche wie genutzt werden, es lassen sich auch viele weitere Erkenntnisse produktiv in optimierte Abläufe umsetzen. So kann die Analyse wichtige Hinweise in Bezug auf Nebenkostensteuerung ergeben, allgemeine und zeitliche Planung von Reinigung und Wartungsarbeiten erleichtern sowie mit Blick auf eine Erhöhung der Produktivität auch die Nützlichkeit von DeskSharing durch konkrete Zahlen greifbar machen.

Mit den Nutzungsdaten lässt sich ermitteln, ob überhaupt die richtigen Möbel und Module in Deinen Räumen platziert sind und ob diese Platzierung so bestmöglich funktioniert. Welche Flächen sind zu stark genutzt, um noch effektiv zu sein und welche Bereiche bekommen kaum Beachtung? Alles Fragen, die Workstatt Smart Office für Dich klärt. Die Ergebnisse können aber auch ganz direkt von Deinen Mitarbeitenden im Rahmen eines Buchungssystems genutzt werden. So werden Prozesse beschleunigt und Planungssicherheit gewährleistet.

Zudem lässt sich mit dem System auch ganz direkt Einfluss auf die Gesundheit Deiner Angestellten nehmen. Durch wahlweise ein optisches oder akustisches Signal kann eine Warnung implementiert werden, die meldet, wenn eine Fläche zu lange genutzt wurde und wann sich Deine Mitarbeiterin aus gesundheitlichen Gründen in eine andere Arbeitshaltung oder -phase begeben sollte.

Durch unsere umfangreiche Erfahrung mit verschiedensten Konzernen auf IT-Ebene bringen wir alles mit, was es für eine sichere und verantwortungsvolle Kooperation braucht. Unsere IT-Security ist auf dem neuesten Stand und wird laufend aktualisiert und auch unsere Regelungen zum Datenschutz entsprechen den höchsten gängigen Standards.

Workstatt Smart Office nutzt Sensoren für die Messungen direkt in Deinen Arbeitsflächen. Die Sensoren sind auf Temperaturveränderungen ausgerichtet und speziell für die Messung von Anwesenheit und Bewegung von Personen entwickelt worden. Sie werden eingesetzt, um zu messen, ob jemand die mit einem Sensor ausgestattete Arbeitsfläche nutzt und wenn ja, von wie vielen Menschen sie genutzt wird. Unsere Sensoren sind exakt, robust, energieeffizient, autark und sicher.

Der workstatt-eigene Analyse-Dienst speichert die übermittelte Information und erfüllt natürlich alle gängigen Anforderungen an Datensicherheit und Funktionalität. Die erfassten Daten haben durch die Funktionsweise der Sensoren keinen Personenbezug und stehen ausschließlich Deinem Unternehmen zur Verfügung. Alle Daten werden über gesicherte Zugänge für Dich bereitgestellt und über gängige Verschlüsselungsmechanismen kommuniziert sowie gespeichert. Möchtest Du Deine Daten nicht in einer Cloud gespeichert haben, können wir das Ganze problemlos auch in Deinem eigenen Rechenzentrum einrichten.

Workstatt Smart Office nutzt eine selbst entwickelte Software-Lösung zur Analyse der Daten aus deinen Arbeitswelten. Damit Du alle wichtigen Ergebnisse und Daten schnell und übersichtlich präsentiert bekommst, kannst Du Dich für eine Präsentation der Ergebnisse mittels der workstatt-eigenen Software entscheiden. Dies bietet den Vorteil eines direkten Einblickes in die Nutzung der Büroflächen, sowohl historisch aggregiert wie auch zum Zeitpunkt der Einsicht. Zusätzlich ist aber auch eine Präsentation mittels einer standardmäßigen BI-Lösung oder PowerPoint möglich.

Regelmäßige Meetings mit unseren Workplace-Consultants unterstützen Dich darüber hinaus dabei, die für Dein Büro passenden Lösungen aus den von uns bereitgestellten Daten abzuleiten.

Workstatt Smart Office bietet darüber hinaus mit unseren Workplace-Consultants einen ganz besonderen Service. Unsere Expertinnen vereinen IT-Expertise mit langjähriger Erfahrung im Möbel- und Einrichtungssektor. Dies sorgt dafür, dass wir Dir in regelmäßigen Sessions nicht nur bei der Auswertung der Ergebnisse zur Seite stehen, sondern mit unserer Expertise auch ganz konkret an den Lösungen mitarbeiten können.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie die Workplace Consultants für eine Maximierung der Effizienz Deiner Flächen eingesetzt werden können. Möglicherweise entscheidest Du Dich für eine lange Analysephase, nach der Du eine größere Umstrukturierung ansetzen möchtest. In diesem Fall helfen unsere Workplace Consultants genau dabei. Durch die Kombination der Ergebnisse unserer Sensoranalyse mit einer tiefgehenden Aufschlüsselung Deiner Raumstrukturen stehen Dir einzigartige Erkenntnisse und damit auch Möglichkeiten offen.

Im Gegensatz dazu ist natürlich auch ein schrittweises Monitoring möglich. Solltest Du eher kleine Anpassungen vornehmen wollen oder Deinem Team mit alltäglichen Unterstützungen wie einem Buchungssystem oder einer Aktivitäts-Warnung unter die Arme greifen wollen, bietet sich diese Lösung an. Auch hier besteht die Möglichkeit einer engen Zusammenarbeit mit unseren Consultants, da unsere Analyse oftmals selbst bei den am besten geölten Maschinen noch ein paar kleine Körner im Getriebe findet.

Die Auslastungsanalyse von workstatt Smart Office bringt viele Vorteile für Dein Unternehmen mit sich, über die Du Dich hier noch einmal genauer informieren kannst. Wie immer gilt: Wir sind bei jeder Art von Rückfragen sowie Anfragen für Dich da und werden Deine Wünsche bei der Ausführung so genau wie möglich umsetzen. Das alles natürlich ausschließlich mit den höchsten Standards in Bezug auf Datensicherheit.